Istnieje dużo składników, które oddziałują na przebieg konferencji. Do najistotniejszych należy właściwe wyposażanie sal konferencyjnych. W głównej mierze muszą one być dźwiękoszczelne. W sali muszą odnajdować się stoły o zaokrąglonych krawędziach. Blat ma obowiązek mieć wielkość taką, by zdołała się na nim swobodnie zmieścić kartka A4. Wyznaczone jest, aby krzesła były pożyteczne, jednakowoż nie do takiego stopnie, by uczestnik spotkania zasnął. Solidne krzesła to krzesła z tapicerowanymi lub skóropodobnymi oparciami wraz z podłokietnikami wykonanymi z tworzywa sztucznego.
W oprzyrządowanie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny i dostęp do Internetu a także meble typu https://kamilameble.pl/62-stoly-konferencyjne-i-stoliki-kawowe. Istotną rzeczą jest również oświetlenie sali tak, żeby uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać lub napisać. Podczas tych czynności nie powinien tworzyć się cień lub też odblask. W sali ma być także możliwość powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się także rzutniki. Ważną rzeczą są także gniazda elektryczne oraz telefoniczne. Współczesne sale posiadają klimatyzację. Wyposażenie sal konferencyjnych jest niezmiernie ważne oraz ma duży wpływ na spotkanie. Wartościową dyrektywą będzie umieszczenie w niej jakiegoś niewielkiego baru, w jakim miejscu każdy będzie mógł sobie przygotować kawę czy też herbatę.
Budoktura 